Renseignements personnels
La Ville a adopté une Politique cadre de gouvernance concernant la protection des renseignements personnels. Pour assurer sa mise en œuvre, d'autres politiques et procédures sont en place.
Ces différentes politiques et procédures sont disponibles pour consultation sous « Documents à télécharger » de la présente page.
Pour toutes questions entourant la protection des renseignements personnels, vous pouvez vous adresser au responsable à l'adresse courriel suivante : raprp@villededonnacona.com.
Accès aux documents
Dans le cadre de l'application de la Loi sur l'accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels, il est possible de demander l'accès à des documents qui sont détenus par la Ville. Une telle demande est soumise au processus prévu à la Loi.
Que ce soit la procédure pour faire une demande d'accès, le délai et le traitement de votre demande ou encore les frais applicables, tous les détails sont disponibles dans les onglets ci-dessous.
Information supplémentaire
Pour l'obtention d'information supplémentaire entourant l'accès aux documents, la procédure, le traitement d'une demande ou toutes autres informations relatives à l'accès aux documents, vous pouvez prendre contact avec le responsable de l'accès aux documents.
Vous pouvez également consulter la Loi sur l'accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels.
Procédure pour Votre demande d'accès
Une demande d'accès doit être soumise par écrit au responsable de l'accès aux documents. Pour la Ville de Donnacona, le responsable désigné est Me Pierre-Luc Gignac, directeur général adjoint et greffier. La demande écrite peut être soumise par la poste, être déposée à la réception de l'hôtel de ville ou par courriel à l'adresse : raprp@villededonnacona.com.
Votre demande doit contenir votre nom, vos coordonnées pour vous joindre ainsi que la nature de votre demande.
La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour permettre de le trouver.
Si vous avez de la difficulté à identifier le ou les documents que vous souhaitez obtenir, le responsable de l'accès aux documents peut vous assister afin de préciser votre demande et identifier le ou les documents qui pourraient répondre à votre demande. Il pourrait également prendre contact avec vous pour obtenir des précisions sur votre demande.
Voici certains éléments à considérer dans le cadre de votre demande :
- La demande doit concerner un document.
Si votre demande ne concerne pas un document, mais plutôt l'obtention d'information, il ne s'agit pas d'une demande d'accès aux documents au sens de la Loi sur l'accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels, mais plutôt une demande d'information. Dans ce cas, vous pouvez adresser votre demande d'information directement au service concerné de la Ville par écrit ou par téléphone. Si vous ne savez pas à quel service vous adresser, vous pouvez transmettre votre demande d'information à l'adresse générale de la Ville soit à : info@villededonnacona.com ou prendre contact avec la réception de l'hôtel de ville.
- Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul ni comparaison de renseignements
Il n'est pas de la responsabilité du responsable de l'accès d'effectuer des calculs, des comparaisons ou de procéder à une analyse ou une interprétation du ou des documents demandés. Dans le même ordre d'idées, le responsable de l'accès n'a pas à créer un document qui satisfait les besoins de votre demande. Le document que vous souhaitez obtenir doit donc exister.
Délai et traitement de votre demande
Délai
Nous tentons de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais. La loi prévoit un délai maximum de vingt (20) jours pour répondre à une demande d'accès à des documents. Ce délai peut toutefois être prolongé jusqu'à trente (30) jours. Ce délai débute lors de la réception de votre demande par le responsable de l'accès aux documents.
À défaut de donner suite à une demande d'accès dans les délais applicables, le responsable est réputé avoir refusé l'accès aux documents.
Traitement
À moins que votre demande puisse être répondue dans un court délai, vous recevrez un accusé de réception par écrit confirmant la réception de votre demande.
Le responsable de l'accès aux documents vous transmettra une réponse écrite à votre demande. Elle énumérera les documents répertoriés en fonction de votre demande. Elle spécifiera s'il y a lieu si des documents ne sont pas accessibles et le motif en vertu de la Loi. Un document peut ne pas être accessible en tout ou en partie. En effet, la Loi prévoit des restrictions aux droits d'accès pour certains types de documents en plus d'assurer la protection des renseignements personnels qu'un document pourrait contenir.
frais applicables
La consultation d'un document sur place est gratuite. Des frais s'appliquent pour l'obtention d'une copie d'un document sans égard à son format. Ces frais sont ceux prévus au règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. Il est possible que la Ville ne dispose pas des équipements pour reproduire un document. Dans ce cas, sa reproduction devra être effectuée par un tiers. Les frais exigés dans ce cas seront ceux facturés par ce tiers.
Les frais pour l'obtention d'une copie des documents énumérés dans la réponse à votre demande seront identifiés dans cette dernière. Vous serez invité à prendre contact avec le responsable de l'accès afin de déterminer les documents que vous souhaitez obtenir. Le coût associé à l'obtention de ces documents vous sera précisé. Vous pourrez également convenir avec le responsable de l'accès de la façon dont vous acquitterez ces frais ainsi que de convenir de la façon de vous transmettre les documents.
Révision d'une décision du responsable de l'accès
Dans la mesure où vous n'êtes pas satisfait de la réponse à votre demande, vous pouvez adresser une demande de révision à la Commission d'accès à l'information. Votre demande doit être faite dans les trente (30) jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé par la Loi au responsable pour répondre à votre demande.
Documents à télécharger
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Accès aux documents et renseignements personnels
Procédure de gestion des incidents de confidentialité impliquant un renseignement personnel - Politique de protection des renseignements personnels des employés
