Conditions d'utilisation et politique de confidentialité

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Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 octobre 2026

1. Information générale

A) Introduction

Objectif de la présente Politique.

La protection de la vie privée est importante pour la Ville de Donnacona (ci-après la « Ville », « Nous », « Notre », « Nos »). Pour cette raison, Nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de Vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables au Québec et au Canada. Cette Politique décrit Nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation et de destruction des Renseignements (ci-après « Traiter » ou « Traitement ») qui concernent une personne physique et permettent directement ou indirectement de l'identifier (des « Renseignements personnels »).  

Complémentaire aux Termes et conditions.

La présente politique de confidentialité (la « Politique »), qui doit être lue conjointement avec Nos Termes et Conditions et Notre Politique de gouvernance qui identifie Nos règles encadrant Notre gouvernance de Vos Renseignements personnels.

Application.

La Politique s'applique aux utilisateurs et visiteurs (ci-après « Vous », « Votre », « Vos ») https://www.villededonnacona.com/ (ci-après le « Site web ») ou l'un de Nos Services. Cette Politique ne s'applique pas aux Renseignements personnels des employés de la Société.  

Consentement.

En utilisant le Site web, Vous acceptez que la Société Traite Vos Renseignements personnels conformément aux conditions et modalités décrites aux présentes. Si Vous n'acceptez pas d'être lié par la présente Politique, veuillez ne pas accéder ou utiliser le Site web.

Bannière de témoins de connexion.

Lors de Votre navigation sur le Site web, une bannière de témoins de connexion peut apparaître. Il s'agit d'une fenêtre contextuelle Vous demandant Votre consentement à certaines collectes de Vos Renseignements personnels, notamment par l'utilisation de témoins de connexion (ci-après « Bannière de témoins de connexion »). Un témoin de connexion, ou « cookie », est un fichier texte déposé sur Votre ordinateur ou Votre appareil mobile. Il peut contenir des informations telles que Votre historique de navigation, les pages consultées ou les caractéristiques de Votre navigateur web (ci-après les « Témoins de connexion »).

Vous pouvez, en tout temps, modifier ou retirer Votre consentement à l'utilisation de ces Témoins en accédant à la bannière via les instructions disponibles sur le Site web.

B) Responsable de la protection des renseignements personnels

Coordonnées du ou de la Responsable de la protection des renseignements personnels.

Tous commentaires, questions et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de la Ville en matière de respect de la vie privée peuvent être adressés à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

2. Définitions

Définitions de certaines notions ou expressions.

Les notions et expressions qui suivent, lorsqu'ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans la Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-après, à moins d'une dérogation implicite ou explicite dans le texte :

« Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite des Renseignements personnels pour le compte de la Ville. Il s'agit de sociétés tierces ou de personnes employées par la Ville pour faciliter les Services, fournir les Services pour le compte de la Ville, d'effectuer des services liés aux Services ou d'aider la Ville à analyser l'utilisation des Services.

« Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels » : document décrivant Nos règles encadrant Notre gouvernance de Vos Renseignements personnels. Ces règles prévoient, entre autres, les rôles et les responsabilités des membres de Notre personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements, une description de Notre processus de traitement des plaintes relatives à la protection de Vos Renseignements personnels, une description de Nos activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des Renseignements personnels ainsi que le cas échéant, les mesures de protection à prendre à l'égard des Renseignements personnels utilisés ou recueillis dans le cadre de Nos sondages.

« Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne en charge de l'application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique.

« Services » : fait référence aux applications du Site Web, Nos pages sur les réseaux sociaux et tous programmes et services qui Vous y sont rendus parmi lesquels :

  • Urbanisme et gestion des permis : le traitement et le dépôt de Vos demandes en matière d'urbanisme, qu'il s'agisse d'un permis de construction, d'une dérogation, d'une installation septique ou de toute autre demande afférente, et d'en assurer le suivi. Cela comprend également la gestion du cadastre et des propriétés foncières, la consultation du rôle d'évaluation ainsi que le contrôle de la conformité réglementaire.
  • Sécurité publique : les services reliés à la sécurité policière et incendie, notamment pour les enquêtes, les initiatives de prévention, les rapports d'intervention et le suivi des infractions. Cela comprend également les mesures visant à assurer la sécurité de Nos établissements, incluant l'utilisation de caméras de surveillance.
  • Communication et information citoyenne : Vous permet d'accéder à de l'information d'intérêt public, d'être informé de Nos services et de recevoir des alertes citoyennes concernant des travaux, des urgences ou d'autres sujets d'intérêt public (si Vous choisissez de Vous y inscrire). Cela inclut également l'inscription à Notre infolettre afin d'être informé des événements, loisirs, avis, règlements et dates importantes de la Ville.
  • Services et activités offerts par la Ville : comprend notamment les services de Notre bibliothèque (accès au dossier d'emprunt en ligne), les activités de loisirs, les camps de jour, les activités culturelles et sportives, ainsi que la location de salles et de terrains.
  • Réseaux sociaux : utilisés pour partager des informations sur les produits, Services, actualités, événements et opportunités de carrière.
  • Information réglementaire : Vous informer de la réglementation municipale en vigueur, notamment celle relative aux animaux de compagnie, à l'urbanisme et à tout autre domaine de compétence municipale.
  • Réclamations et demandes : le traitement de Vos réclamations, demandes de licences ou de permis, par exemple en matière d'animaux, de stationnement ou de dommages matériels.
  • Portail citoyen (Espace citoyen) : Vous permettre de créer un compte, de Vous inscrire à divers services en ligne et d'accéder à Vos informations.
  • Recrutement et candidatures en ligne : Vous permettre de déposer Votre candidature à un poste, de soumettre les documents requis et de permettre à la Ville de traiter, d'évaluer Votre demande et de Vous inviter à une entrevue, le cas échéant.
  • Enregistrement des communications : certaines communications téléphoniques peuvent être enregistrées à des fins de qualité de service, de sécurité ou de suivi administratif.
  • Application des règlements municipaux et des lois applicables : la collecte et le traitement de renseignements personnels nécessaires à l'application de certains règlements municipaux ou obligations légales, notamment le Règlement numéro V-613 concernant l'installation de compteurs d'eau, lequel permet à la Ville de dresser un portrait précis de la consommation d'eau, de détecter les fuites et de prévenir le gaspillage de cette ressource essentielle.
  • Gouvernance municipale et conseil : l'accès à l'intranet afin de consulter les séances du conseil, les règlements, les comités et les calendriers, ainsi que la publication des procès-verbaux du conseil municipal. Cela couvre également la gestion des élections municipales et des candidatures.

« Site web » : Le présent site web soit : https://www.villededonnacona.com/. 

3. Traitement des Renseignements personnels

3.1   Moyens de collecte

Divers moyens.

Nous collectons Vos Renseignements personnels par le biais de Notre Site web ou de tout autres moyens technologiques de diverses façons, soit :

  • Automatiquement. Lors de Votre connexion à Notre Site web, l'appareil que Vous utilisez pour Vous connecter Nous communiquera des Renseignements personnels ;
  • Formulaires électroniques. En remplissant et en Nous communiquant l'un de Nos formulaires électroniques ;
  • Courriels communiqués. Par les courriels que Vous Nous communiquez en utilisant l'une des adresses courriel disponibles sur Notre Site web ;
  • Témoins de connexion. Par les Témoins de connexion identifiés dans la Bannière de témoins de connexion ; et
  • Fournisseurs de services et partenaires. Lorsque Vous utilisez les services de Nos Fournisseurs, ceux-ci peuvent collecter certains Renseignements personnels. De plus, la Ville peut mandater certains tiers pour collecter des Renseignements personnels en son nom, notamment :
    • Plateformes de recrutement (ex. Jobillico, LinkedIn, Indeed) : utilisées pour la gestion du recrutement. Ces plateformes permettent de recueillir les Renseignements personnels nécessaires au traitement de Votre candidature.
    • Application web Alertes Municipales : permet l'inscription et la gestion des alertes citoyennes. Les Renseignements personnels requis sont collectés par cette application en Notre nom afin de Vous transmettre des messages d'intérêt public (ex. travaux, urgences, avis municipaux).
    • Compteur d'eau : utilisé par la Ville afin de collecter des renseignements de consommation d'eau, conformément à la réglementation municipale et la législation applicable.
    • Portail citoyen Voilà! : utilisé pour Vous permettre d'accéder à Votre Dossier citoyen et de gérer diverses interactions en ligne avec la Ville (ex. inscriptions à des activités de loisirs, camp de jour, consultation du compte de taxes, demandes de permis, etc.). Lors de la création ou de l'ouverture d'une session, notamment, certains Renseignements personnels peuvent être recueillis afin de valider Votre identité et de sécuriser l'accès à Vos informations.
    • Mozaïk Bibliothèques : permet d'accéder à votre dossier d'emprunteur en ligne, de consulter Vos prêts et réservations, et d'utiliser les services numériques de la bibliothèque.
    • Weezevent : utilisé pour la gestion de l'inscription à certains événements, activités culturelles ou sportives organisés par la Ville. Les renseignements collectés permettent de traiter l'inscription et d'assurer le suivi administratif de l'activité.
    • org (SPA de Québec) : plateforme externe permettant le traitement en ligne des demandes ou renouvellements de licences pour animaux. Les Renseignements personnels nécessaires au traitement de la demande (ex. nom, adresse, courriel, renseignements sur l'animal, données de transaction) sont recueillis par ce prestataire en Notre nom.
    • Google Forms et Microsoft Forms: utilisé ponctuellement pour recueillir des informations dans le cadre de sondages, d'inscriptions, de locations de salles et d'installations, ou de consultations publiques. Les renseignements fournis dans ces formulaires (ex. nom, adresse courriel, commentaires) sont collectés par Google et Microsoft en Notre nom.
    • MRC de Portneuf : certains Renseignements personnels peuvent être collectés ou transmis à la MRC de Portneuf dans le cadre de la gestion des demandes de permis et d'évaluations foncières.
    • Fournisseurs de caméras de surveillance (ex. Hik Connect) : certains fournisseurs gèrent pour la Ville l'exploitation et l'entreposage des images captées par des caméras de surveillance installées dans Nos édifices et infrastructures. Ces images peuvent contenir des Renseignements personnels permettant d'identifier des individus, et sont utilisées à des fins de sécurité et de protection des biens et des personnes.
    • ACCEO Solutions : plateforme sécurisée utilisée par la Ville pour permettre le paiement en ligne de constats d'infraction, d'amendes ou d'autres sommes dues à la Ville. Dans ce cadre, ACCEO Solutions peut recueillir certains Renseignements personnels nécessaires au traitement du paiement, notamment le nom, les coordonnées, le numéro de référence du constat, ainsi que les renseignements de carte de crédit ou bancaires.
    • Plateforme d'infolettre (ex. MailChimp/Intuit):  Certains fournisseurs vont collecter en Notre nom Votre adresse courriel afin que Nous puissions, si Vous le désirez, Vous communiquer des infolettres. Vous pouvez Vous désabonner de Nos infolettres en tout temps en cliquant sur la notification à cet effet dans les infolettres. 

À noter que lorsqu'un Service de la Ville est joint par téléphone, certaines communications peuvent être enregistrées à des fins de qualité de Service, de sécurité, de formation du personnel ou de suivi administratif.

Lorsque des renseignements sont collectés par des Fournisseurs, ceux-ci seront traités conformément à leur politique et procédure interne. Pour plus d'informations, veuillez consulter la section 3.4 - Accès, communication et transfert des Renseignements personnels de la présente Politique.

Profilage et localisation.

Notre Site web dispose de fonctions permettant de réaliser un profil de Vos activités sur Notre Site web et de Vous localiser. Ces fonctions sont utilisées par des tiers identifiés à la section 3.4 - Accès, communication et transfert des Renseignements personnels grâce à des témoins de connexion. Nous désactivons ces fonctions par défaut. Vous pouvez les activer par la Bannière de témoins de connexion.


3.2   Renseignements personnels collectés 

Catégories de renseignements recueillis.

Dans le cadre de Nos activités, Nous pouvons traiter différents types de Renseignements personnels incluant les renseignements énumérés ci-dessous. Nous indiquons le caractère obligatoire ou facultatif de chacune de ces collectes :

  • Renseignements d'identification et de contact : incluent Votre nom, prénom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone.

Ces renseignements sont requis pour l'obtention de plusieurs Services, notamment pour le dépôt de formulaire en ligne (ex. permis, réclamations, formulaires d'affidavit ou déclarations sous serment), inscription à des activités, soumission d'une demande d'emploi (ex. via Jobillico, LinkedIn ou Indeed) et inscription à l'infolettre ou au système d'Alertes municipales.

Ces renseignements sont requis pour la prestation du Service.

  • Renseignements démographiques : incluent notamment Votre date de naissance, Votre âge et Votre lieu de résidence. Ces renseignements peuvent être nécessaires, par exemple, pour confirmer Votre admissibilité à certains Services. Ils sont requis pour certains Services, notamment les programmes destinés à des groupes d'âge précis.
  • Renseignements techniques et numériques : incluent Vos renseignements de connexion (ex. adresse IP, type d'appareil, système d'exploitation, navigateur utilisé), les pages consultées sur Notre Site Web, ainsi que certaines données transmises par des témoins de. Ces renseignements notamment servent à améliorer Nos Services numériques et l'expérience de navigation. À noter que leur collecte est facultative et que Vous pouvez paramétrer Vos préférences de témoins dans Votre navigateur.
  • Renseignements de consommation d'eau : conformément à la réglementation municipale et législation applicable, Nous collectons des informations relativement à Votre consommation d'eau afin de dresser un portrait plus juste de la consommation de ses citoyens et détecter plus aisément les fuites et le gaspillage. La collecte de ces renseignements est obligatoire, notamment pour toutes nouvelles constructions.
  • Consentements : incluent Vos choix relatifs à l'utilisation de témoins de connexion, ainsi que Vos consentements concernant la communication ou l'utilisation de Vos Renseignements personnels (ex. abonnement à l'infolettre ou participation à une consultation publique). Leur collecte est facultative, considérant que ces renseignements ne sont recueillis que lorsque Vous y consentez.
  • Renseignements liés à la prestation de Services : incluent les renseignements nécessaires à la gestion des Services, tels que :
    • Renseignements contenus dans Vos demandes de permis, dérogations, ou certificats d'urbanisme ;
    • Renseignements requis pour le paiement de constats d'infractions (ex. numéro de référence) ;
    • Renseignements relatifs à la location de salles ou d'installations sportives ;
    • Renseignements sur les animaux domestiques dans le cadre de demandes de licences ;
    • Renseignements d'inscription et paiements pour les activités de loisirs ou culturelles ;
    • Renseignements fournis dans le cadre de réclamations ou de demandes d'intervention ;
    • Documents soumis dans le cadre de candidatures à des emplois.

Ces renseignements peuvent inclure, le cas échéant, des renseignements bancaires ou transactionnels nécessaires pour le paiement de certains Services.

Ces renseignements sont obligatoires pour obtenir le Service demandé.

  • Renseignements fournis volontairement : incluent tout renseignement que Vous choisissez de Nous transmettre, par exemple lorsque Vous participez à un sondage, une consultation publique ou une demande d'information, lorsque Vous communiquez avec un employé de la Ville ou lorsque Vous soumettez des commentaires ou photos à travers Nos plateformes numériques ou Nos réseaux sociaux. Ces renseignements sont facultatifs, étant transmis à Votre initiative.
  • Renseignements de localisation : incluent l'emplacement géographique approximatif de l'appareil utilisé pour accéder à Notre Site Web, permettant notamment de personnaliser certains contenus ou Services selon Votre région. La collecte de ces Renseignements personnels est facultative, puisque Vous pouvez désactiver la géolocalisation dans les paramètres de Votre appareil.
  • Renseignements audiovisuels : incluent des enregistrements d'appels téléphoniques effectués avec certains Services à des fins de qualité, de formation ou de sécurité, ainsi que des images captées par des caméras de surveillance installées dans les édifices et infrastructures. Ces enregistrements peuvent contenir des Renseignements personnels permettant d'identifier ou de localiser des individus présents sur les lieux sous surveillance.
    La collecte de ces Renseignements est obligatoire pour des raisons de sécurité et de protection du public.
Limitation du traitement aux fins nécessaires et légitimes.

Dans chaque cas, ces Renseignements personnels sont Traités conformément aux fins légitimes et nécessaires énumérées à l'article 3.4 - Utilisation des Renseignements personnels ci-dessous.

Comment refuser une collecte facultative.

Vous pouvez refuser une collecte identifiée comme « facultative »:

  • en n'inscrivant pas Vos Renseignements personnels dans Nos formulaires électroniques ou papiers lorsque la communication de ceux-ci est indiquée comme étant facultative ;
  • en communiquant une demande à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées identifiées à la section 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente politique.
  • en sélectionnant « refuser », dans la Bannière de témoins de connexion.

Mesures offertes pour refuser des moyens de collecte des Renseignements personnels.

Vous pouvez également Nous communiquer Vos Renseignements personnels autrement que par moyens technologiques comme Notre Site web. Vous pouvez Nous communiquer ceux-ci par courriel, téléphone ou en personne.


3.3   Utilisation des Renseignements personnels

Fins des Renseignements personnels.

Nous pouvons utiliser Vos Renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous :

  • Gestion des Services : exploiter, maintenir, développer et améliorer Notre site web et Nos Services (tels que décrit à la section 2 - Définitions). Cela comprend aussi de Vous fournir Nos Services et les opérations afférentes à ceux-ci, répondre à Vos questions et demandes et exécuter Nos obligations contractuelles.
  • Développement des affaires et publicité : développer et offrir de nouveaux Services, mener des activités de publicité et de développement des Services (avec Votre consentement préalable).
  • Analytique et sécurité : effectuer des recherches, des analyses et des statistiques, détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables.
  • Conformité légale et contractuelle : pour toute autre fin requise d'après Nos obligations légales ou permise par les lois applicables.


3.4   Accès, communication et transfert des Renseignements personnels

Limitation des accès internes aux Renseignements personnels.

Vos Renseignements personnels ne sont accessibles, à l'interne, qu'à Nos administrateurs, employés ou représentants auxquels l'accès à Vos Renseignements personnels est nécessaire pour qu'ils puissent exercer leurs fonctions, notamment : au Responsable de la protection des renseignements personnels, au service des technologies de l'information, à la direction générale, aux services d'impôts et de taxation, aux affaires juridiques et greffes, au service de sécurité incendie, au service d'urbanisme et des travaux publics, au service de génie et environnement, au service des finances, au service des loisirs ainsi qu'au service des ressources humaines.

Nos Fournisseurs de services.

Bien que Nous tentions d'éviter de communiquer Vos Renseignements personnels à des tiers, Nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour Notre compte. Nous avons défini ci-dessous certains cas pour lesquels un tel partage peut avoir lieu :

  • Nous pouvons communiquer certains Renseignements personnels à d'autres organismes publics, ministères, autorités gouvernementales ou municipales lorsque cela est nécessaire à l'exécution de Nos obligations légales ou à la prestation de Nos Services. Ces communications peuvent notamment viser la vérification de l'exactitude de renseignements fournis dans le cadre d'une demande de permis, d'une réclamation, d'une subvention, d'un constat d'infraction ou de tout autre dossier administratif. Elles peuvent également être effectuées afin d'assurer la conformité à la réglementation applicable, ou pour répondre à une demande formelle émanant d'une autorité compétente en vertu de la loi.
  • Nous utilisons le Témoin de connexion Google Analytics pour analyser l'audience du Site web et créer des statistiques. Pour plus d'information, consultez la politique de confidentialité de Google ainsi que leur tableau des témoins de connexion destinés à la publicité et à la mesure (en anglais seulement). De plus, Nous utilisons les Témoins de connexion de YouTube de Google, pour créer et communiquer des statistiques à YouTube et permettre à YouTube d'identifier les préférences des utilisateurs et d'en créer des profils.

    Veuillez noter que ce Témoin de connexion peut collecter des Renseignements personnels pouvant Vous localiser et pouvant réaliser un profilage de Vos activités sur le web. Ces Témoins de connexion communiquent des Renseignements personnels à ces tiers pour les fins identifiées dans la Bannière de Témoins de connexion.
  • Nous utilisons plusieurs médias sociaux pour partager du contenu, pour des fins de recrutement et pour Vous tenir informés des dernières nouvelles de l'Organisation. Pour plus d'information, consultez leur politique de confidentialité :
  • Nous échangeons renseignements avec certains logiciels pour la gestion des compteurs d'eau (ex. Logiciel Beacon) afin de dresser un portrait plus juste de la consommation de ses citoyens et détecter plus aisément les fuites et le gaspillage. Pour plus d'informations, consulter la politique de confidentialité de Badge Meter.
  • Nous utilisons les services de ACCEO Solutions pour permettre le paiement en ligne de constats d'infraction, d'amendes ou d'autres sommes dues à la Ville. Pour plus d'informations, consulter leur politique de confidentialité.
  • Nous échangeons des renseignements personnels avec MailChimp (Intuit) afin que Nous puissions, si Vous le désirez, Vous communiquer des infolettres. Vous pouvez Vous désabonner de Nos infolettres en tout temps en cliquant sur la notification à cet effet dans les infolettres. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter la Déclaration globale de confidentialité d'Intuit.
  • Nous utilisons les services de Google (tels que Gmail, Forms) pour stocker Nos documents, Nos courriels ainsi que pour des formulaires. Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 2 - Renseignements personnels collectés peuvent être communiquées ou conservées par le biais de ce service. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Google.
  • Nous faisons également appel à des agences de recrutement partenaire, auxquelles Nous communiquons Vos Renseignements personnels pour évaluer Votre candidature et gérer le processus de recrutement.
  • Certains Renseignements personnels peuvent être transmis à la SPA de Québec dans le cadre du traitement des demandes ou renouvellements de licences pour animaux via la plateforme org.
  • Des renseignements nécessaires à la gestion des inscriptions aux événements de la Ville ou activités culturelles et sportives peuvent être communiqués à des logiciels de gestion d'inscription (ex. Weezevent) afin d'assurer la prestation du Service et la gestion des paiements connexes. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Weezevent.
  • Des Renseignements personnels nécessaires à la gestion du Dossier citoyen, aux inscriptions aux activités de loisirs, au camp de jour, ou au paiement de taxes et services de la Ville peuvent être communiqués à la plateforme Voilà! afin d'en assurer le traitement sécurisé. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter leur politique de confidentialité.
  • Les Renseignements personnels requis pour le paiement en ligne de constats d'infraction, d'amendes ou de sommes dues à la Ville peuvent être communiqués à ACCEO Solutions à des fins de traitement des transactions et de confirmation des paiements. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter leur politique de confidentialité.
  • Certains Renseignements personnels peuvent être communiqués à la plateforme Alertes Municipales afin de Vous permettre de recevoir des messages d'intérêt public ou des alertes de sécurité. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de ADN Communications.
  • Nous pouvons communiquer certains Renseignements personnels à des organismes partenaires, associations ou entreprises mandatées pour offrir des activités de loisirs, des événements ou des camps de jour en collaboration avec la Ville.
  • Nous faisons appel à divers fournisseurs pour le soutien technique, l'hébergement, la sauvegarde et la sécurité de Nos systèmes informatiques. Cela comprend également certains logiciels utilisés pour le soutien administratif et la gestion interne.
  • Dans le cadre du traitement des transactions financières, des paiements de taxes ou de la comptabilité, certains Renseignements personnels peuvent être communiqués à des fournisseurs de logiciels comptables autorisés afin d'assurer la conformité, la facturation et la gestion des comptes.
  • Nous utilisons les services d'un fournisseur pour la captation et la visualisation d'images par caméras de surveillance (ex. HIKConnect) sur Nos lieux physiques, afin d'assurer la sécurité des personnes et des biens. Les enregistrements peuvent leur être accessibles. Pour plus d'informations, consultez leur politique de confidentialité (en anglais seulement).
  • Nous utilisons les services de PG Solutions, qui constitue la plateforme principale de gestion. Ce logiciel Nous permet de centraliser et de traiter une grande partie de Nos activités, incluant la gestion des finances, des demandes citoyennes, des dossiers administratifs, ainsi que divers processus internes de la Ville. Pour plus d'information, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de PG Solutions.
  • Nous faisons appel à des fournisseurs spécialisés pour la destruction de documents contenant des Renseignements personnels. Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 2 - Renseignements personnels collectés peuvent être communiquées par le biais de ce service.
  • Nous utilisons les services de Fournisseurs pour la création, la gestion et l'hébergement de Notre Site web, de Notre intranet et de Notre nom de domaine. Pour plus d'information, consultez leur politique de confidentialité :

Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 3.2 - Renseignements personnels collectés peuvent être communiquées ou conservées par le biais de ce service.

  • Nous utilisons les services de Microsoft (Outlook et la suite Microsoft Office) pour stocker Nos documents, Nos courriels et pour les formulaires. Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la section 2 - Renseignements personnels collectés peuvent être communiquées ou conservées par le biais de ce service. Pour plus d'information, consultez la politique de confidentialité de Microsoft.
Communication des Renseignements personnels à l'extérieur du Québec.

Dans le cadre de ces communications, des Renseignements personnels peuvent être communiqués à l'extérieur du Québec.


3.5   Consentement

Consentements pour la collecte, l'utilisation ou la communication de Renseignements personnels.

À moins que la loi n'y prévoie autrement, la Ville obtient Votre consentement à ce que Nous recueillions, utilisions et communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si Vous Nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d'autres personnes, Vous devez Vous assurer de les avoir dûment avisées que Vous Nous fournissez leurs renseignements en plus d'avoir obtenu leur consentement à une telle communication.

Critères du consentement requis.

Nous solliciterons Votre consentement manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques avant d'utiliser ou de communiquer Vos Renseignements personnels à d'autres fins que celles énoncées aux présentes. Nous solliciterons également Votre consentement explicite chaque fois que des Renseignements personnels sensibles seront impliqués dans une des activités de traitements de la Ville. Nous demanderons Votre consentement pour chacune des fins spécifiques en termes simples et clairs, distinctement de toute autre information qui Vous sera communiquée.

EN UTILISANT NOS SITES WEB, EN TRANSMETTANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR COURRIEL OU À L'AIDE D'UN FORMULAIRE EN LIGNE, VOUS CONSENTEZ À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET À LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN CONFORMITÉ AVEC LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.

Refus d'utiliser le site web.

Si Vous n'y consentez pas, veuillez cesser d'utiliser les Sites web. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, Vous pouvez retirer Votre consentement en tout temps, sur transmission d'un préavis raisonnable. Veuillez noter que si Vous choisissez de retirer Votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de Vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de Notre Site web pourraient ne plus Vous être accessibles ou bien Nous ne pourrons plus Vous offrir certains de Nos Services.


3.6   Conservation des Renseignements personnels

Conservation des Renseignements personnels.

Sous réserve des lois applicables, Nous conservons Vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que Vous ne consentiez à ce que Vous Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin.

Informations supplémentaires.

Pour obtenir plus d'information sur les périodes pendant lesquelles Vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter Notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à l'article 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente Politique ou consulter Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels. 

4. Vos droits

Liste de droits.

À titre de personne concernée, Vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communiquant par écrit avec Notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à l'article 1b) - Responsable de la protection des renseignements personnels de la Politique. Veuillez noter que Nous pouvons Vous demander de vérifier Votre identité avant de répondre à l'une ou l'autre de ces demandes. 

  • Vous avez le droit d'être informé des Renseignements personnels que Nous détenons à Votre sujet, de leur utilisation, communication, conservation et de leur destruction, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable ;
  • Vous avez le droit d'accéder à Vos Renseignements personnels, de demander une copie des documents qui comprennent Vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions légales et d'obtenir, le cas échéant, des détails supplémentaires sur la manière dont Nous les utilisons, communiquons, conservons et détruisons en communiquant une demande écrite à Notre Responsable de la protection des renseignements ;
  • Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements personnels que Nous détenons à Votre sujet s'ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts en communiquant une demande écrite à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels.
  • Vous avez le droit de retirer ou modifier Votre consentement à la collecte, utilisation et communication de Vos Renseignements personnels collectés au terme d'une collecte facultative (tel qu'identifiée à la section 3.2 - Renseignements personnels collectés de la présente Politique) en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables ;
  • Vous avez le droit de Nous demander de cesser de diffuser Vos Renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à Votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire ;
  • Vous avez le droit de demander que Vos Renseignements personnels Vous soient communiqués ou qu'ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
  • Vous avez le droit d'être informé d'un incident de confidentialité concernant Vos Renseignements personnels qui pourrait Vous causer un préjudice sérieux. Nous tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et Nous évaluons les préjudices qu'ils peuvent causer ;
  • Vous avez le droit de porter plainte en suivant Notre processus de traitement des plaintes prévues à Notre Politique de gouvernance et de gestion des Renseignements personnels ; et
  • Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.
Processus de plaintes.

Vous pouvez adresser toutes plaintes à l'égard de Nos pratiques et politiques de protection de Vos Renseignements personnels en suivant Notre processus de traitement des plaintes prévues à Notre Politique de gouvernance et de gestion des Renseignements personnels.

Questions.

Vous pouvez également Vous adresser à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question relative à la présente politique de confidentialité.

Nécessité de Vous identifier.

Afin de donner suite à Votre demande, il peut Vous être demandé de fournir un document d'identification approprié ou de Vous identifier autrement.

5. Mesures de sécurité

Objectifs de Nos mesures de sécurité.

Nous avons mis en place des mesures physiques, technologiques et organisationnelles pour protéger la confidentialité et la sécurité de Vos Renseignements personnels contre toute perte, vol, accès ou utilisation non autorisés. Cela inclut :

  • Mesures administratives : adoption de politiques et procédures de gouvernance de l'information pour encadrer l'accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation (incluant la destruction ou l'anonymisation) des Renseignements personnels, la gestion des incidents de confidentialité, et le Traitement des plaintes.
  • Mesures techniques : recours à un serveur sécurisé et à la technologie SSL, limitation des privilèges d'accès, utilisation de systèmes de sauvegarde et de pare-feu.
Liste de mesures incomplète.

Nous n'avons pas énuméré de manière exhaustive l'ensemble de mesures que Nous mettons en place étant donné la nature publique de la présente Politique.

Impossibilité de garantir une absence complète de risque.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de Vos Renseignements personnels. Si Vous avez des raisons de croire que Vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter Notre Responsable de la protection des renseignements personnels immédiatement. 

6. Modification de la présente Politique de confidentialité

Droit de modifier la présente Politique.

Nous Nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, Nous publierons un avis de modification de la politique. Cet avis mentionnera :

  • la date de sa publication
  • l'objet général des modifications apportées à la politique de confidentialité, lesquelles seront précisées dans une section dédiée à cette politique sur Notre Site web ;
  • la date d'entrée en vigueur des modifications
  • si applicable, les motifs pour lesquels la politique doit être modifiée en moins de quinze (15) jours.
Délai de mise en œuvre.

En l'absence de circonstances urgentes, l'avis sera publié et, si possible, Vous sera communiqué par courriel au minimum quinze (15) jours avant la date d'entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique.

Refus de la nouvelle Politique.

Si Vous n'approuvez pas les nouvelles conditions de la Politique de confidentialité, Nous Vous invitons à ne plus utiliser Notre Site web et Nos Services. Si Vous continuez d'utiliser Notre Site web ou Nos Services après l'entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique, Votre utilisation de Notre Site web et Nos Services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique. 

7. Liens vers des sites web de tiers

Responsabilité des sites web de tiers.

Il peut arriver à l'occasion que Nous incluions sur Notre Site web des références ou des liens vers des sites web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par la Ville, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n'assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s'applique uniquement au Site web et aux Services que Nous offrons. 

8. Individus âgés de moins de 14 ans

Consentement des mineurs de moins de 14 ans.

Si Vous avez moins de 14 ans, Vous ne devez pas Nous fournir Vos Renseignements personnels sans le consentement de Vos parents ou de Votre tuteur. Si Vous êtes un parent ou un tuteur et que Vous apprenez que Votre enfant Nous a fourni des Renseignements personnels sans consentement, veuillez Nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à la section 1b) ci-dessus pour demander que Nous supprimions les Renseignements personnels de cet enfant de Nos systèmes. 

9. Lois applicables

Lois du Québec et du Canada.

Les lois du Canada et du Québec, à l'exclusion de ses règles de conflit de droit, régiront le présent accord et Votre utilisation du Site web. Votre utilisation du Site web peut également être assujettie à d'autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.